Petrobras terceiriza parque de impressão com a HP e obtém custos 35% menores

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Desde 2005 a Petrobrás é cliente HP de serviços de impressão. A parceria entre as duas, permitiu à Petrobrás a redução dos custos relacionados à impressão de documentos e, consequentemente, impacto positivo nos resultados financeiros da companhia.

Em 2005, a área de TI da Petrobras Distribuidora encarava um problema comum às grandes empresas com crescimento acelerado: a companhia não tinha controle sobre o parque de impressoras, seus usuários e o volume de páginas impressas. Como resultado, era impossível mensurar custos e fazer qualquer tipo de rateio entre as áreas.

Um levantamento feito na época apontou quer a companhia tinha cerca de 4 mil impressoras instaladas. A história começou a mudar ainda naquele ano, quando a empresa percebeu que migrar para o modelo de terceirização da impressão poderia gerar ganhos financeiros – pela redução dos altíssimos custos de manutenção e impressão de cópias – e permitir que o ambiente passasse a ser controlado.

Solução

Para este quadro, o trabalho da área de Imagem e Impressão, resultou na apresentação de um projeto de reestruturação de todo o parque de impressão. O levantamento junto à Petrobras Distribuidora incluiu cerca de três meses de visitas a sites: foram 170, distribuídos por 27 Estados brasileiros.

Feito o diagnóstico, a companhia assinou o primeiro contrato com a HP, que previa serviços de gestão completa do ambiente de imagem, impressão e cópias, gerenciamento proativo e racionalização do ambiente, garantindo eficiência e redução de custos. O serviço contou com o suporte de algumas soluções de software da HP:

  • MegaTrack – Software de bilhetagem que faz a gestão das cópias para que o rateio de custos seja feito por departamentos da empresa. Conheça mais sobre o Megatrack.
  • WebJet Admin – Software de gerenciamento remoto que, a partir da sede da BR, consegue monitorar todos os equipamentos da rede, fazendo proativamente a abertura de chamados, por exemplo;
  • PGP – Software para gestão de suprimentos que controla o que há em estoque e o que está em trânsito;
  • Remote Monitoring – software que registra ocorrências incomuns, gerando um banco de dados para que problemas não se repitam;

Desafios:

De acordo com a própria Petrobras Distribuidora, o maior desafio apresentado no projeto de terceirização de impressão foi a cobertura de 100% do território nacional. Afinal, este é o desafio que deve ser vencido todos os dias, já que os suprimentos, partes e peças devem chegar a todas as localidades, mantendo o ambiente ativo, funcional e pronto para o usuário na ponta.

No primeiro contrato, de 2005, o projeto começou pela cidade de Caracaraí (AC), no meio da Floresta Amazônica. O local recebe, até hoje, os suprimentos via balsa.

Resultados:

Logo na implementação do projeto – que durou três meses – a HP reduziu o parque de impressoras de 4 mil máquinas para 1,2 mil equipamentos. Apesar da redução, a Petrobras Distribuidora passou a contar com maior capacidade de impressão e com características técnicas melhores: se a demanda por impressão aumentar, o parque atual suporta com tranquilidade. Hoje, a HP cuida de toda a logística de partes e peças, além da manutenção proativa e há quatro funcionários do fornecedor na sede da Petrobras fazendo toda essa gestão.

O SLA (Service Level Agreement) fechado prevê tempo de solução de uma hora para equipamentos críticos.  O acordo é agressivo, principalmente levando-se em conta que a BR tem mais de cem bases espalhadas pelo Brasil, que realizam emissão de Nota Fiscal em tempo real para que caminhões de combustível possam rodar. Para os equipamentos não críticos, o tempo de solução previsto no acordo é de seis horas.

Do lado dos usuários, eles passaram a contar com novas tecnologias, novas funcionalidades, digitalização (passaram a poder digitalizar documentos e transferi-los por e-mail). No modelo anterior, eles contavam com equipamentos de cópia analógicos, não conectados à rede, o que exigia que os documentos fossem todos transformados em papel. Além disso, a área de TI passou a fazer a contabilização por usuário/centro de custo, permitindo o rateio dos custos de impressão e das cópias por usuário/centro de custo.

Com o novo modelo, os custos de manutenção, consumíveis e energia foram reduzidos em 35%, isso no período do primeiro contrato, entre 2005 e 2008, ano em que a empresa realizou uma nova concorrência. Esta, válida até 2012, também foi vencida pela HP. Como o parque estava reestruturado, foi possível estabelecer um valor 45% menor que o primeiro, fechado em 2005.

Hoje, com a infraestrutura otimizada, a Petrobras Distribuidora tem controle total sobre as 5 milhões de páginas que imprime todo mês, além de gerenciar de perto todo o ecossistema de impressão, contabilização, logística de controle dos processos.

Benefícios:

Ambiente 100% gerenciado

100% em rede

100% proativo

100% atualizado

Drástica redução do custo (TCO superior a 35%)

 

Fonte: Blog oficial da HP Brasil,veja noticia e video na integra.

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