Como preencher um formulário criado no Word com os dados variáveis de uma planilha do Excel, usando o recurso Correspondências (mala direta).

Hoje vou demonstrar como utilizar o recurso Correspondências do Word, para preencher um documento automaticamente usando os dados variáveis de uma planilha do Excel.

O primeiro passo é criar um formulário, que pode ser cartas, várias etiquetas ou envelopes, mas no nosso caso, criaremos uma Folha de Resposta para ser usada com o software de correção de provas, o Remark Office OMR 2014.

Veja o exemplo do formulário que usaremos abaixo:

No exemplo, os campos que serão preenchidos possuem o mesmo nome das colunas da planilha do Excel que iremos usar. Para facilitar a inserção desses campos usamos uma caixa de texto para cada um dos campos, já que a quantidade de caracteres pode variar. Veja a imagem abaixo da planilha que usaremos como banco de dados:

Com o Formulário pronto e a base de dados do Excel disponível podemos começar a usar o recurso Correspondências do Word. Com o formulário aberto, clique na aba Correspondências. Depois selecione Iniciar Mala Direta e selecione a opção que desejar. Neste caso usaremos a opção Cartas, conforme imagem abaixo.

Depois será necessário indicar onde está a base de dados, neste caso, o arquivo do Excel. Clique em Selecionar Destinos e em Usar uma Lista Existente, conforme imagem abaixo.

Localize e selecione o arquivo do Excel. Se existir mais de uma planilha no arquivo abrirá uma janela para selecionar a planilha que possui os dados, conforme imagem abaixo.

Após selecionar a planilha, vamos inserir os campos a serem mesclados com as informações da Base de Dados. Coloque o cursor na caixa de texto do primeiro campo. No nosso caso, Nome do Aluno. Selecione Inserir Campo de Mesclagem e será exibida a lista com os nomes das colunas da planilha do Excel. Selecione o nome do campo que corresponde à coluna. No nosso caso, como os nomes dos campos são os mesmos das colunas, selecionaremos Nome do Aluno, em destaque na imagem abaixo.

E em seguida aparecerá a TAG na caixa de texto. Repita esse procedimento e insira a TAG para os outros campos como na imagem abaixo.

Atente para que a Fonte e o tamanho da fonte selecionados sejam compatíveis com a quantidade de caracteres que deverão aparecer no campo, em relação ao espaço da caixa de texto.

Com todas as TAGs inseridas, salve o modelo caso você precise usar outras vezes.

Agora vamos gerar o documento que terá todas as TAGs preenchidas. Vá em Concluir e Mesclar e selecione a opção que deseja. Para gerar um documento do Word com todas as folhas, selecione a opção Editar Documentos Individuais.

Na próxima janela será possível selecionar todas as linhas da planilha, só a Atual ou um range de linhas. Neste caso selecionaremos todas as linhas.

Com essa ação será aberto um novo documento do Word com todas as páginas geradas com as informações da planilha. A imagem abaixo mostra algumas folhas com os dados da planilha no lugar das TAGs.